Maak nog gebruik van de vrije ruimte van de werkkostenregeling in 2024

De vrije ruimte van de werkkostenregeling is bedoeld om onbelast vergoedingen en

verstrekkingen te geven aan werknemers. De omvang van de vrije ruimte wordt

bepaald door de fiscale loonsom. Als er op 31 december 2024 nog vrije ruimte over

is gaat deze verloren, het restant van de vrije ruimte kan namelijk niet worden

meegenomen naar het volgende jaar. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan is de

werkgever 80% eindheffing over de overschrijding verschuldigd. Werkgevers doen er

daarom goed aan om nu te kijken wat de stand van de vrije ruimte over 2024 is en of

er nog mogelijkheden zijn om deze optimaal te benutten.

Vrije ruimte

De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale

loonsom en 1,18% over de rest van de fiscale loonsom. Wordt aan het einde van het

kalenderjaar de vrije ruimte overschreden, is de werkgever 80% loonbelasting

(eindheffing) verschuldigd over de overschrijding. Te veel vergoedingen en

verstrekkingen ten laste brengen van de vrije ruimte kan dus financieel nadelig

uitpakken voor de werkgever. De 80% eindheffing dient opgenomen te worden in de

loonheffingenaangifte over februari 2025 en uiterlijk betaald te zijn eind maart 2025. Wat kan er ten laste van de vrije ruimte gebracht worden?

Als er nog vrije ruimte over is kan deze bijvoorbeeld voor de volgende vergoedingen

en verstrekkingen worden aangewend: - Cash bonus/eindejaarspremie: een bonus/eindejaarspremie van maximaal €2.400 per werknemer.

- Kerstpakket: de waarde van het kerstpakket (incl. BTW).

- Sinterklaascadeau: de waarde (incl. BTW) van het Sinterklaascadeau of een

chocoladeletter met Sinterklaas.

- Kerstfeest/borrel/diner: als deze extern wordt gegeven kunnen de totale

kosten (incl. BTW) ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Als het

kerstfeest etc. op de werkplek gegeven wordt, zijn de drankjes en kleine

versnaperingen onbelast en kan voor de maaltijd het forfait van € 3,90 per

persoon ten laste van de vrije ruimte gebracht worden (in plaats van de

werkelijke kosten van de maaltijd). De kosten van entertainment dienen

volledig (incl. BTW) ten laste van de vrije ruimte gebracht te worden.

- Sportschoolabonnementen: de kosten (incl. BTW) van het verstrekken of

(deels) vergoeden hiervan kunnen ten laste van de vrije ruimte gebracht

worden. - Kostenvergoedingen: netto kostenvergoedingen die niet onderbouwd en

gespecificeerd zijn naar aard en soort moeten ten laste van de vrije ruimte

gebracht worden. Bruto onkostenvergoedingen kunnen ten laste van de vrije

ruimte gebracht worden, op die manier worden het netto

onkostenvergoedingen.

- Fiets van de zaak: deze kan op diverse wijze worden verstrekt of (deels)

vergoed en ook (deels) ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Ook

middels uitruil van brutoloon.

- Cafetariastelsel/uitruil bruto loonbestanddelen: ook hier kan onder

voorwaarden gebruik gemaakt worden van de vrije ruimte, denk bijvoorbeeld

aan de uitruil van bonus/vakantiedagen tegen een fiets, tegen zonnepanelen

of tegen een warmtepomp.

- Eventueel andere vergoedingen en/of verstrekkingen aan werknemers zolang

voldaan is aan het gebruikelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat de

vergoeding of verstrekking niet onredelijk hoog mag zijn en in lijn moet zijn wat

gebruikelijk is binnen arbeidsrelaties. Wat gebruikelijk is kan per

branche/sector verschillen, maar moet in algemene zin aansluiten bij wat

andere werkgevers ook zouden doen. Daarbij wordt een

vergoeding/verstrekking als gebruikelijk beschouwd zolang deze niet meer

dan 30% afwijkt van wat in soortgelijke situaties gebruikelijk is. Overigens is

het aan de Belastingdienst om aan te tonen dat is niet gebruikelijk zou zijn. Conclusie

Een slimme inzet van de vrije ruimte in de werkkostenregeling biedt financiële

voordelen. Daarvoor moet de werkgever wel pro-actief handelen. Als er nog vrije

ruimte over is in 2024 is het verstandig om te bekijken in hoeverre hier nog gebruik

van gemaakt kan worden. Wordt de vrije ruimte niet benut in 2024, vervalt deze.

Wordt de vrije ruimte overschreden in 2024, is de werkgever 80% eindheffing

verschuldigd, die uiterlijk eind maart 2025 moet zijn betaald.