Aanwijzen in de werkkostenregeling

Alles wat een werknemer ontvangt van zijn werkgever vormt belastbaar loon.

Sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen kunnen worden

aangewezen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. In dat geval is er geen

sprake van belast loon voor de werknemer. En komt de vergoeding, verstrekking,

terbeschikkingstelling (bedrag incl. btw) ten laste van de vrije ruimte. Wat is aanwijzen?

Door bepaalde vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan te

wijzen als eindheffingsloon, wordt het loon onbelast voor de werknemer. De

werkgever draagt dan de loonheffingen. Denk bijvoorbeeld aan een bonus, een

etentje ter beloning van extra werkzaamheden, een kerstpakket of een bedrijfsuitje. Hoe aanwijzen?

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen kunnen worden

aangewezen als eindheffingsloon als deze voldoen aan de zogeheten

gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat de vergoeding of verstrekking niet

meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare situaties. Criteria voor de gebruikelijkheidstoets zij:

- De aard van de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling.

- De waarde of hoogte van de vergoeding.

- De ontvanger van de vergoeding (bijvoorbeeld specifieke werknemers).

- Het voorkomen van tariefarbitrage: speelt een belastingvoordeel een

doorslaggevende rol bij de aanwijzing? De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen tot €2.400 per

werknemer per jaar doorgaans als gebruikelijk. Wanneer aanwijzen?

De aanwijzing als eindheffingsloon moet plaatsvinden op het moment van

vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Het is niet toegestaan om met

terugwerkende kracht aan te wijzen, tenzij er sprake is van een administratieve fout.

Ook gerichte vrijstellingen onder de werkkostenregeling moeten vooraf expliciet

worden aangewezen. De Belastingdienst neemt aan dat deze aanwijzing impliciet

plaatsvindt als de vergoeding of verstrekking volledig binnen de norm van de

betreffende vrijstelling valt.

Rechtspraak heeft bevestigd dat aanwijzingen uiterlijk op het genietingsmoment

moeten plaatsvinden en niet met terugwerkende kracht mogen worden gedaan. Hoe aanwijzen?

Er is geen vaste vorm voor aanwijzing; deze is vormvrij. Belangrijk is dat de

aanwijzing expliciet gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld op de volgende manieren:

- Door vastlegging in de (salaris)administratie.

- Via een schriftelijke mededeling aan de werknemer.

- Door het opnemen van het loonbestanddeel in de salarisadministratie zonder

inhouding van loonbelasting. Wanneer loonbelasting wordt ingehouden, wordt het loonbestanddeel gekwalificeerd

als belastbaar loon en niet als eindheffingsloon.

Om te voorkomen dat sommige loonbestanddelen per abuis niet als eindheffingsloon

worden aangewezen kan de werkgever jaarlijks (aan het begin van het jaar) een

verklaring (een zgn. veegclausule) opnemen in de administratie waaruit blijkt dat,

voorzover niet anders blijkt uit de administratie van werkgever of uit andere

schriftelijke vastleggingen, gerichte vrijstellingen,

vergoedingen/verstrekkingen/terbeschikkingstellingen waarover de belasting

normaliter volgens het maatschappelijk verkeer niet ten laste van de werknemer

hoort te komen en/of die niet individueel bij een werknemer als belast loon zijn

meegenomen geacht worden tijdig door werkgever te zijn aangewezen als

eindheffingsloon. Conclusie

Eindheffingsloon is alleen onbelast voor de werknemer als de werkgever dit tijdig

heeft aangewezen. Dit geldt ook voor gerichte vrijstellingen binnen de

werkkostenregeling. De aanwijzing kan op een vormvrije manier worden gedaan,

maar moet uiterlijk op het genietingsmoment plaatsvinden. Het is verstandig jaarlijks

een zogeheten "veegclausule" op te stellen waarin de tijdige aanwijzing wordt

bevestigd. Voor een voorbeeld hiervan kun je contact met ons opnemen.