Werkkostenregeling: afrekenen over 2024 en vooruitkijken naar 2025

Wanneer de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) in 2024 wordt

overschreden, is de werkgever verplicht om loonheffingen over het overschreden

bedrag af te dragen. Dit moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2025 gebeuren,

dus vóór 31 maart 2025.

Vrije ruimte

In 2024 was de vrije ruimte 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom

en 1,18% over het meerdere. Indien de vergoedingen, verstrekkingen en

terbeschikkingstellingen de vrije ruimte overschrijden, dient de werkgever een

eindheffing van 80% te betalen over het surplus. Benodigde acties over 2024

Het is belangrijk om de WKR over 2024 zorgvuldig te beoordelen. Volg daarbij de

onderstaande stappen: 1. Controleren en boeken van kosten:

Controleer of alle kosten correct zijn gekwalificeerd en geboekt. Dit betekent:

• Zijn alle kosten die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen

en waarvoor de loonbelasting niet bij de werknemer in rekening mag worden

gebracht, ten laste van de vrije ruimte geboekt?

• Zijn kosten die als gerichte vrijstelling of nihilwaardering kwalificeren niet

onnodig in de vrije ruimte geboekt?

• Is de btw correct meegenomen in alle kosten?
  

2. Expliciete aanwijzing:

Zorg ervoor dat de kosten die onder de vrije ruimte vallen expliciet als zodanig zijn

aangewezen. Hetzelfde geldt voor gerichte vrijstellingen. (Zie ook ons nieuwsbericht

hieronder.)

3. Correcties doorvoeren:

Pas waar mogelijk correcties toe in de kwalificatie van kosten.

4. Berekening vrije ruimte:

Bepaal de totale vrije ruimte over 2024, gebaseerd op kolom 14 van de eindloonstaat

van dat jaar.

5. Berekening overschrijding:

Bereken of de vrije ruimte is overschreden en bepaal het bedrag van de

overschrijding.

6. Aangifte loonheffingen:

Neem een eventuele overschrijding op in de loonaangifte over januari 2025 of

februari 2025. Proactief 2025 in Een proactieve aanpak voor 2025 kan werkgeverslasten verminderen en

verrassingen voorkomen. Doe daarvoor het volgende: 1. Vrije ruimte 2025 inschatten:

Voor 2025 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale

loonsom en 1,18% over het meerdere.

2. Plannen en kwalificeren:

Maak een inventarisatie van de geplande kosten en activiteiten voor 2025 en

kwalificeer deze volgens de WKR.

3. Optimaliseren en monitoren:

• Onderzoek vooraf optimalisatie mogelijkheden.

• Administreer kosten maandelijks op de juiste manier en monitor elk kwartaal

de vrije ruimte.

• Zo nodig kan tijdig worden bijgestuurd om overschrijdingen en extra

werkgeverslasten te vermijden. WKR-tool als hulpmiddel

Een WKR-tool kan van grote waarde zijn bij het kwalificeren van kosten en het

monitoren van de vrije ruimte. Met zo’n tool kun je eenvoudig de WKR beheren en

het risico op overschrijding beperken of beheersen. Neem gerust contact met ons op

voor meer informatie over een geschikte WKR-tool.